Începând cu 1 ianuarie 2026, legislația din România se va modifica substantial în domeniul plăților electronice, impunând obligația firmelor de a accepta plăți moderne, inclusiv cele efectuate prin carduri și alte sisteme electronice. Această schimbare, stabilită prin actualizarea OUG nr. 193/2002, are ca scop combaterea economiei informale și digitalizarea completă a mediului de afaceri, dar aduce și un set de riscuri și obligații majore pentru companii, fie ele deja existente sau în proces de înființare.
Obligațiile legale și riscurile pentru firmele în activitate sau în construcție
Conform noilor norme, toate persoanele și entitățile înregistrate în Registrul Comerțului trebuie să deschidă și să utilizeze sisteme moderne de plată, inclusiv POS-uri și soluții digitale, pentru încasări. Pentru cele înființate recent sau în curs de dezvoltare, integrarea acestor cerințe trebuie realizată de la început, astfel încât firma să poată demonstra conformitatea odată ce își începe activitatea efectiv. În cazul firmelor deja existente, nerespectarea acestei obligații poate duce la sancțiuni dure, precum amenzi care pot ajunge până la 50.000 de lei, și controale dispuse de inspectorii ANAF, care verifică dacă entitatea acceptă în mod efectiv plăți electronice și dacă infrastructura tehnologică este corespunzătoare.
Cât despre riscuri, regula este clară: refuzul de a accepta mijloace moderne de plată nu mai este doar o chestiune de imagine sau confort, ci o contravenție sancționată sever. În cazul în care o firmă refuză explicit sau implicit o plată digitală, riscă amenzi între 5.000 și 7.500 de lei. În plus, neacceptarea plăților electronice în mod nejustificat sau lipsa infrastructurii tehnice poate atrage sancțiuni mult mai dure, deoarece legislația prevede și o contravenție distinctă pentru această faptă, cu amenzi între 20.000 și 50.000 de lei.
Modificări în procedura de înființare și implementare a infrastructurii
O noutate semnificativă o reprezintă obligația de a include soluțiile moderne de plată chiar în procesul de înființare a firmei, fiind recomandat ca deciziile în acest sens și încheierea contractelor cu institutele acceptante să fie realizate înainte de debutul activității comerciale. În cazul noilor societăți, acest pas trebuie făcut rapid, astfel încât să nu fie expuse riscului de sancțiuni sau refuzuri din partea clienților la primele tranzacții. La rândul lor, entitățile existente trebuie să-și adapteze urgent procedurile interne și infrastructura pentru a demonstra conformitatea, mai ales dacă sunt verificate de autorități.
Un aspect important îl reprezintă și facilitățile legate de avansul în numerar, ce pot fi oferite la terminalele de plată moderne. Conform legislației, comercianții trebuie să afișeze semne distinctive, să evidențieze clar operațiunile și să nu depășească plafonul de 500 de lei pentru avans, percepând, eventual, un comision de cel mult 1%. Aceste măsuri se implementează pe baza unor contracte cu instituțiile acceptante și trebuie reflectate clar în documentație și pe bonurile fiscale, pentru a evita orice dezbatere legală ulterioară.
Perspectiva sancțiunilor și măsurile de conformare
Aplicarea sancțiunilor va fi strictă, iar controalele vor fi derulate de personal specializat din cadrul ANAF, cu accent pe verificarea faptului dacă entitatea acceptă cu bună credință și fără refuz explicit plățile electronice. Lipsa infrastructurii sau refuzul de a accepta plăți digitale poate duce nu doar la amenzi, ci și la vulnerabilități cu impact asupra reputației companiei și a relației cu clienții.
Specialiștii orașului spun că aceste măsuri trebuie tratate cu seriozitate, nu doar pentru evitatea sancțiunilor, ci și pentru alinierea la tendințele globale de digitalizare a plăților. Implementarea rapidă și corectă a acestor reguli, inclusiv în etapele incipiente ale înființării, va putea preveni potențiale probleme legale și financiare, dar și va contribui la consolidarea unei imagini moderne și conforme cu standardele europene.
În contextul actual, companiile trebuie să-și adapteze urgent infrastructura și procedurile interne, fiind conștiente că orice întârziere sau refuz de acceptare a plăților electronice poate avea consecințe financiare și legale severe. Odată cu noile reguli, România își propune să accelereze tranziția către economia digitală, dar această schimbare trebuie implementată cu responsabilitate, pentru a evita sancțiunile și pentru a valorifica oportunitățile oferite de noile tehnologii.
