De anul acesta, legislația din România prevede reguli stricte privind eliberarea documentelor de la fostii angajatori, iar nerespectarea acestor termene poate avea consecințe financiare pentru companii. În cazul unor documente precum adeverința de vechime, extrasul din registru sau decizia de încetare a contractului, angajatorii au obligația să răspundă în termen de maximum 15 zile lucrătoare de la solicitare. Nerespectarea acestor prevederi poate duce la amenzi ce pot ajunge până la 5.000 de lei.
Termenul de eliberare și obligațiile angajatorilor
Legislația actuală din 2026 impune ca, la solicitarea scrisă a fostului salariat, angajatorii să elibereze aceste documente în cel mult 15 zile lucrătoare. Aceasta se aplică atât pentru persoane aflate în activitate, cât și pentru cei care au încetat raportul de muncă. În plus, anumite acte, precum adeverința de vechime, trebuie emise automat, fără a fi nevoie de o cerere explicită, atunci când contractul încetează.
Pentru alte documente, fostul angajat trebuie să depună o solicitare scrisă, iar angajatorii sunt obligați să le furnizeze în termenul legal. În cazul în care se depășește acest interval, angajatorii riscă sancțiuni financiare, iar controalele inspectoratelor teritoriale de muncă pot impune amenzi între 3.000 și 5.000 de lei pentru neeliberare.
Sancțiuni și responsabilitate mai mare pentru angajatori
Nerespectarea termenelor stabilite poate duce la sancțiuni consistente. În cazul în care un angajator nu eliberează adeverința de vechime sau alte documente în termenul legal, contravențiile pot fi penalizate cu amenzi între 3.000 și 5.000 de lei. Sunt prevederi clare, menite să asigure dreptul angajaților de a obține rapid toate documentele necesare pentru pensionare, drepturi de șomaj, angajări ulterioare sau acces la credite.
De asemenea, anumite documente trebuie eliberate și automat, la încetarea raportului de muncă, indiferent dacă fostul angajat solicită sau nu. În cazul altor acte, fie cereri suplimentare, fie documente din dosarul personal, fostul salariat trebuie să depună o solicitare scrisă pentru ca angajatorul să fie obligat să le furnizeze.
Importanța documentelor pentru fostii angajați
Adeverința de vechime, extrasul din registru sau decizia de încetare sunt acte esențiale pentru documentație, în special în situații care privesc stabilirea drepturilor legale ale persoanei. Aceste documente sunt necesare pentru pensionare, obținerea indemnizației de șomaj, angajare sau acces la credite. Lipsa lor poate complica foarte mult orice proces administrativ sau legal pentru fostul angajat.
Legislația din 2026 pune accent pe digitalizare, permitând emiterea acestor documente și în format electronic. Instituțiile de control acceptă aceste variante, dacă respectă legislația privind semnătura electronică. Astfel, responsabilitatea angajatorilor nu se limitează doar la respectarea termenelor, ci și la asigurarea unor alternative moderne și eficiente pentru obtinerea documentelor.
Pe lângă sancțiuni financiare, nerespectarea acestor reguli poate afecta imaginea angajatorilor și relația cu angajații, mai ales în contextul accentului pus pe transparență și responsabilitate în procesul de gestionare a resurselor umane în 2026. De fapt, controlul riguros al inspectoratelor teritorial de muncă este intensificat pentru a asigura respectarea acestor obligații.
Un reprezentant al autorităților a declarat recent că legislația urmărește reducerea birocrației și simplificarea procedurilor, dar și sancționarea rapidă a abaterilor. Pentru angajatori, mesajul este clar: responsabilitatea legată de eliberarea documentelor nu mai poate fi evitată sau amânată.
Începând cu 2026, nerespectarea acestor obligații poate costa firmelor până la 5.000 de lei, în cadrul controalelor efectuate de inspectoratele teritoriale de muncă. Astfel, întârzierea sau refuzul de a elibera documentele devine o problemă nu doar administrativă, ci și financiară.
Aceasta schimbare legislativă marchează o etapă importantă în modul în care se gestionează relația dintre angajatori și foștii angajați, cu accent pe responsabilizare, digitalizare și sancțiuni mai dure, pentru a asigura drepturile persoanelor și responsabilitatea companiilor.
Data oficială pentru intrarea în vigoare a acestor reguli este 1 ianuarie 2026, conform anunțurilor Ministerului Muncii.
